📥 Importer mes données comptables

👉 Après avoir créé votre compte, la prochaine étape est d'importer vos données comptables pour mesurer vos émissions et élaborer votre bilan d'émissions de gaz à effet de serre (BEGES).

En effet, pour réaliser votre BEGES de manière exhaustive, nous avons besoin de l'inventaire de vos achats de produits et de services.

 

📥  Pour cela, il est nécessaire de nous transférer un fichier comptable couvrant la période du bilan réalisé (celle-ci doit être de 12 mois).

 

En fonction de la nature de votre comptabilité (française ou non française), rendez-vous à la section 1 ou 2 ci-dessous.

 

1. Comptabilité française : fichier des écritures comptables (FEC)

 

Le FEC est un fichier comptable français standard. Il peut être exporté depuis votre logiciel de comptabilité (voir plus bas).

 

L'import du FEC (au format txt, csv, tsx ou xlsx) se fait directement via la plateforme, onglet "Import des données", en le glissant dans l'espace dédié.

 

👉 Après un court instant de traitement automatique, le fichier se retrouvera soit en statut "Importé" (transactions importées automatiquement et disponibles dans l'onglet "Mesurer"), soit en statut "En cours de traitement" (retraitement nécessaire par nos équipes, qui reviendra vers vous lorsque ce retraitement aura été effectué).

 

💡 Si votre FEC présente des particularités, veuillez en informer votre contact chez Greenly, ou écrivez à l'adresse mail suivante : [e-mail].

 

Vous trouverez ci-dessous des réponses aux questions les plus courantes concernant le FEC.

Qu'est-ce qu'un fichier des écritures comptables (FEC) ?

Comme son nom l’indique, le FEC est un fichier qui contient l’ensemble des écritures comptables de votre entreprise ou de votre activité professionnelle pour une période donnée. 

La structure d'un FEC se présente sous cette forme (toutes les colonnes présentes sont obligatoires) :

❗️ Le FEC ne doit pas être confondu avec le Grand Livre.

Comment générer un fichier des écritures comptables (FEC) ?

Si vous-même ou l’un de vos salariés tient la comptabilité de votre entreprise ou de votre activité professionnelle avec un logiciel de comptabilité, ce dernier dispose d’une fonction spécifique qui permet de générer un FEC. Vous pouvez vous rapprocher de votre assistance logiciel si vous ne la connaissez pas.

Lorsque la comptabilité de votre entreprise ou de votre activité professionnelle est tenue par un cabinet d’expertise comptable (il enregistre les opérations à partir des pièces que vous lui communiquez), c’est lui qui génère le FEC à partir de son propre système comptable puis vous le remet.

En théorie, le FEC peut être généré à tout moment. En pratique, il est conseillé de le générer après la clôture de chaque exercice, une fois que toutes les écritures ont été comptabilisées (y compris celles qui vous ont été communiquées par votre cabinet d’expertise comptable pour clôturer vos comptes lorsque vous tenez votre comptabilité).

Filtrer les écritures comptables du FEC :

Ce qui suit concerne le Plan Comptable Général Français.

Si certaines informations du FEC sont sensibles, vous pouvez filtrer l'import uniquement sur les comptes 20, 21, 28 (Comptes d'immobilisations), 4 (Comptes de tiers) et 6 (Comptes de charges).

Parmi les comptes restants, les comptes 603, 63, 64, 66 et 69 contenant des informations relatives aux stocks, impôts, taxes, charges du personnel, et les charges financières ne sont pas utiles à la mesure carbone et seront filtrés par notre algorithme.
De même pour les comptes 41 et 43.
Ces transactions n'apparaitront donc pas sur la plateforme : vous pouvez également les filtrer en amont si vous ne souhaitez pas du tout nous les transmettre, mais ce n'est pas obligatoire.
👉 Si vous souhaitez filtrer davantage de comptes, merci de nous transmettre votre plan comptable, afin que nous puissions vous retourner la liste des comptes dont nous avons absolument besoin.

Que faire si vous avez une comptabilité française mais pas accès à un FEC ?

Dans ce cas, ou pour tout autre problème concernant l'accès au FEC, veuillez en informer votre contact chez Greenly, ou écrivez à l'adresse mail suivante : [e-mail].

Lors de cette prise de contact, merci de renseigner le logiciel comptable utilisé.

2. Comptabilité non française

Connexion directe à votre logiciel comptable :

Greenly a la possibilité de se connecter directement à certains logiciels comptables.

Si vous êtes intéressé par cette opportunité - ce qui facilitera le processus pour vous et pour nous, et permettra un suivi continu - veuillez en informer votre contact chez Greenly, ou écrivez à l'adresse mail suivante : [e-mail].

Dans le cas où nous ne prenons pas en charge la connexion directe à votre logiciel, rendez-vous à la section ci-dessous.

Import de votre fichier comptable sur la plateforme :

Le fichier comptable à récupérer est un Grand Livre sur la période de 12 mois sur laquelle est réalisé votre BEGES.
Vous pouvez trouver un exemple de fichier ici : il vous aidera à comprendre les colonnes dont nous avons besoin.

De plus, et s'il n'est pas inclus dans le Grand Livre, merci de nous fournir le plan comptable utilisé pour votre comptabilité. Cela nous sera utile pour catégoriser les dépenses.
Assurez-vous que le plan comptable comprend la description de chaque classe de comptes (par exemple, dans le cas de la comptabilité française, nous avons les comptes 2 qui correspondent aux immobilisations, les comptes 6 qui correspondent aux charges,...).
Voici un exemple de plan comptable.

L'import du, ou des, fichier(s) (au format txt, csv, tsx ou xlsx) se fait directement via la plateforme, onglet "Import des données", en le glissant dans l'espace dédié.

Notre équipe traitera ensuite le fichier et vous contactera dès que cela sera fait.

Si vous n'avez pas accès à ce type de fichier, veuillez en informer votre contact chez Greenly, ou écrivez à l'adresse mail suivante : [e-mail].