💸 Catégoriser et valider mes transactions

👉 Une fois vos transactions disponibles sur votre compte, il est nécessaire de catégoriser les transactions non catégorisées automatiquement par l'algorithme, et de valider celles qui l'ont été.

 

Voici la marche à suivre :

Rendez vous dans l'onglet "Mesurer" du logiciel et sélectionnez la période en haut à droite de la page. La liste de vos transactions se trouve en dessous des graphiques.

La barre "% du montant total catégorisé" représente la part des transactions catégorisées.

En plus de catégoriser les transactions non-catégorisées, il est nécessaire de valider les transactions auto-catégorisées par l'algorithme. La barre concernant le "% du montant total validé" vous indiquera votre progression. 

🗃 1ère étape : Les transactions non catégorisées 

• Sélectionnez "Voir uniquement les transactions à catégoriser" au-dessus de la liste de vos transactions.
• Pour chaque transaction, cliquez sur le crayon et choisissez la catégorie associée (1) à votre dépense. Finalisez en cliquant sur "Recatégoriser toutes les dépenses similaires" (2).

Greenly vous préconise d'atteindre 97% du montant total catégorisé pour garantir la précision de votre bilan. 

✅ 2ème étape : Les transactions à valider

• Sélectionnez "Voir uniquement les transactions à valider" au dessus de la liste de vos transactions.

• Deux situations se présenteront à vous :

           1°) Les transactions sont mal catégorisées 

Sélectionnez la coche (1), choisissez la bonne catégorie à affecter (2), puis validez pour l'ensemble des dépenses similaires (3).

 

           2°) Les transactions sont correctement catégorisées

Notre algorithme a bien fait son travail et il vous suffit de valider la catégorisation en cliquant sur le double tick.

 

Pour avoir des résultats probants et fiables, nous recommandons d'atteindre 80% du montant total validé.

 

❗Cas spécifiques :

Les catégories de transactions suivantes sont à catégoriser en "Sans Impact" :

• Pertes
• Prêts bancaires
• Salaires (filtrés à l'import, mais parfois sur la plateforme pour les statuts particuliers, comme celui d'avocat, ou pour les virements exceptionnels comme les primes)
• Virements inter-entités, au sein d'un même groupe
• Écarts de stock
• Rétrocessions d'honoraires (la prestation est effectuée entièrement par un autre prestataire - contrairement à la sous-traitance qui est bien comptabilisée)

🚨 Dans le cas où votre compte est associée à une organisation "multi-entités" (groupe de filiales ou d'entreprises par exemple), et/ou que vous y avez importé plusieurs FEC, il est à prévoir qu'il existe parmi les données de la plateforme des transactions comptabilisées plusieurs fois (par exemple, une même transaction peut être sortante dans un 1er fichier, et entrante dans un 2nd fichier). Cela amène un risque de double-comptage des émissions qu'il faut absolument éviter !

Pour résoudre cette problématique, nous vous invitons à détecter les transactions doublonnées, et à recatégoriser les doublons à "Déjà comptabilisé" pour qu'il ne demeure qu'une unique transaction in fine.